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Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente en Tiempos de Pandemia
University Digital Management: An Emerging Proposal in Pandemic Times
Vida y educación son derechos humanos establecidos en el documento de Declaración de
los Derechos Humanos (DDHH) en el cual la Organización Naciones Unidades (ONU),
concibe, desde el año 1948. Hasta ese momento, en Venezuela, las Instituciones de
Educación Universitaria (IEU) desarrollaban sus funciones de manera presencial, a pesar
de que algunas habían iniciado los procesos de aprendizaje mediados por la tecnología. Con
base en lo anteriormente expuesto, el Vicerrectorado Académico de la Universidad José
Antonio Páez diagnosticó las necesidades administrativas del plan, estableciendo como
objetivo diseñar un modelo de gestión digital para garantizar la continuidad de los procesos
universitarios, tanto académicos como administrativos. El tipo de investigación fue
descriptiva, con un diseño documental, aplicado a una muestra de cuatro (4) facultades y
dos (2) direcciones generales. Como resultado se generó una propuesta bajo una visión
integradora de cuatro (4) dimensiones: 1) Sistematización de la información, 2)
Capacitación del personal, 3) Articulación de los actores, 4) Seguimiento y control del
modelo. Las evidencias mostraron que la sistematización de la información y la
capacitación del personal en los procesos administrativos son clave de la gestión
universitaria, la cual se optimizó al incorporar la tecnología, concluyendo que cuando se
fusionan las teorías gerenciales con las herramientas digitales se desarrollan de manera
eficiente los procesos propios de la gestión universitaria.
Palabras clave: Gestión Digital Universitaria, propuesta emergente, tiempos de pandemia.
¹Universidad José Antonio Páez
¹https://orcid.org/0000-0003-3924-1111
¹Venezuela
Figueredo-Díaz, O. (2021). Gestión Digital
Universitaria: Una Propuesta Emergente en
Tiempos de Pandemia. Revista
Tecnológica-Educativa Docentes 2.0, 1(1),
95-107.
https://doi.org/10.37843/rted.v1i1.259
O. Figueredo-Díaz, "Gestión Digital
Universitaria: Una Propuesta Emergente en
Tiempos de Pandemia", RTED, vol. 1, n.° 1,
pp. 95-107, nov. 2021.
https://doi.org/10.37843/rted.v1i1.259
Omar Enrique Figueredo-Díaz¹
29/noviembre/2021
Life and education are human rights established in the Declaration of Human Rights
(Human Rights) document in which the United Nations Organization (UN) conceived in
1948. Until then, in Venezuela, the Institutions of University Education (IEU) carried out
their functions in person, even though some had started learning processes mediated by
technology. As a result, a proposal was generated under an integrating vision of four (4)
dimensions: 1) Systematization of the information, 2) Staff training, 3) Articulation of the
actors, 4) Monitoring and control of the model. Based on the preceding, the Academic Vice-
Rector of the José Antonio Páez University diagnosed the administrative needs of the plan,
establishing the objective of designing a digital management model to guarantee the
continuity of university processes, both academic and administrative. The type of research
was descriptive, with a documentary design, applied to a sample of four (4) faculties and
two (2) general directorates. The evidence showed that the systematization of information
and the staff training in administrative processes are crucial to university management,
which was optimized by incorporating technology, concluding that when management
theories are merged with digital tools, they are developed in an efficient university
management process.
Keywords: University digital management, emergent proposal, times of pandemic.
5/julio/2021
5/octubre/2021
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Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente
en Tiempos de Pandemia.
Figueredo-Díaz, O. (2021). Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente en Tiempos de Pandemia. Revista Tecnológica-Educativa Docentes 2.0, 1(1), 95-107.
https://doi.org/10.37843/rted.v1i1.259
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Introducción
Vida y educación son derechos
humanos establecidos en el documento de
Declaración de los Derechos Humanos
(DDHH) en el cual la Organización Naciones
Unidades (ONU), concibe, desde el año 1948,
su artículo 25, que: “Toda persona
tiene derecho a un nivel de vida adecuado que
le asegure, así como a su familia, la salud y el
bienestar...” (1948, p. 36). De igual manera,
se consagra con gran relevancia el derecho a
la educación al establecer que: “La educación
tendrá por objeto el pleno desarrollo de la
personalidad humana y el fortalecimiento del
respeto a los derechos humanos y a las
libertades fundamentales” (1948, p. 36).
Igualmente, estos derechos están concebidos
como derechos humanos, además de deberes
sociales fundamentales, en Venezuela según
lo contemplado en su Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela (CRBV)
en sus artículos 83 y 102.
A los fines de esta investigación se
asume como acepción de gestión lo propuesto
por Robbins & Coutler (2005) quienes
consideran como gestión el proceso de
coordinación de actividades de trabajo,
ejecutados de manera eficiente con otras
personas y a través de ellas, lo cual se
convierte en el objetivo principal de
toda gestión. Esta acepción es la que más se
aproximaba a los procesos administrativos
desarrollados en Instituciones de Educación
Universitaria (IEU) venezolanas, de manera
síncrona en espacios compartidos por
docentes, estudiantes, además de, el personal
administrativo, de manera presencial, siendo
esta la modalidad bajo la cual se autorizó el
funcionamiento de las IEU en Venezuela
desde sus inicios por lo cual los procesos
administrativos, se gestionaban en los
recintos universitarios según los tiempos y
espacios definidos para tales fines.
Con la declaración de la pandemia en
marzo de 2020 decretada por la Organización
Mundial de la Salud (OMS), el Estado
venezolano sanciona lo que se conoció como
una cuarentena social y colectica en la Gaceta
Oficial N° 6.519, Decreto 4.160, que hizo
necesario adoptar “las medidas urgentes,
efectivas y necesarias, de protección y
preservación de la salud de la población”
(2020, p. 1). Adicionalmente el Ministerio
del Poder Popular para la Educación
Universitaria (MPPEU) venezolano instruyó
el Plan Universidad en Casa (Trompiz,
2020). Donde las actividades denominadas
“vitales” buscaban garantizar el proceso de
prosecución académica de todos los
miembros activos en el subsistema de
educación universitaria preservando en todo
momento las condiciones sanitarias de las
comunidades universitarias.
Dentro de este escenario se presentó
como alternativa un sistema de educación a
distancia mediado por las Tecnologías de la
Información y la Comunicación (TIC) con el
objetivo de brindar una gestión del
conocimiento y el aprendizaje en un entorno
seguro. Sin embargo, aun cuando, en
Venezuela se había iniciado el proceso de la
enseñanza a distancia mediada por las TIC,
denominado por Mujica-Sequera (2021)
como la alfabetización científica, se observa
un escenario en el cual una gran cantidad de
IEU comenzaron centrado sus esfuerzos,
hasta ese momento, en el proceso de
formación del docente, disminuyendo el
desarrollo de los procesos administrativos
derivados del servicio educativo prestado,
por lo cual se llegaron a detener muchos
trámites, afectando de manera significativa
parte del sistema organizativo propio de una
universidad: docentes, estudiantes y personal
administrativo.
Estas necesidades llevaron a visualizar
alternativas de respuesta entorno al diseño de
una propuesta de gestión para garantizar el
desarrollo de procesos académicos
administrativos a los fines de coadyuvar a
garantizar el alcance de los objetivos
planteados por el denominado Plan
Universidad en Casa. Ante ello se formuló
esta interrogante de investigación: ¿Qué
elementos deben considerar una propuesta de
gestión universitaria digital para garantizar el
proceso de prosecución académica de los
Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente
en Tiempos de Pandemia.
Figueredo-Díaz, O. (2021). Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente en Tiempos de Pandemia. Revista Tecnológica-Educativa Docentes 2.0, 1(1), 95-107.
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estudiantes en un contexto pandémico? Por
ello, se estableció como objetivo principal
diseñar una propuesta de gestión digital
dirigida a la puesta en funcionamiento del
desarrollo de los procesos académicos
administrativos propios de una universidad.
Metodología
El abordaje metodológico para Palella
& Martins (2012), es el conjunto de
procedimientos propios en el campo científico
para encontrar el valor de verdad. Es una vía
o camino para alcanzar una meta o un fin. Con
base en ello, para analizar lo requerido por el
proceso de gestión administrativa de una
universidad en tiempos de pandemia, una vez
concluida la fase de concepción del estudio,
se procedió a la revisión de la literatura que
condujo a tener un marco de análisis para los
datos, para ello se aplicó un diseño
documental, definido por Arias como un
“proceso basado en la búsqueda,
recuperación, análisis, critica e interpretación
de datos secundarios obtenidos y registrados
en fuentes documentales: impresas o
electrónicas” (2016, p. 27).
Seguidamente en la fase de diseño, se
realizó una investigación de tipo descriptivo,
en los términos expuestos por Arias, que la
define como “aquella investigación que
consiste en la caracterización de un hecho,
fenómeno, individuo o grupo con el fin de
establecer su estructura o comportamiento”
(2016, p. 24). En este caso en particular, se
identificaron los requerimientos
administrativos de una IEU a los fines de
establecer una estructura administrativa
ajustada a lo requerido.
Igualmente con un diseño documental,
en este caso de estudio se procedió al análisis
de todas aquellas normativas emanadas del
Ejecutivo Nacional en cuanto al plan de
Cuarentena Social, los procesos informados
por el MPPEU, los acuerdos del Consejo
Universitario como máximo órgano de
gobierno de la IEU, unido a los correos
electrónicos recibidos por parte de aquellas
dependencias que constituyeron el muestreo
para el estudio, a partir de los cuales se
analizaron las frecuencias de los
requerimientos presentados con mayor
recurrencia en estas dependencias a los fines
de caracterizar lo requerido en cuanto a
necesidades administrativas universitarias.
Se realizó un estudio piloto, el cual es
definido por Díaz-Muñoz (2020) como breve
en factibilidad o viabilidad, para probar
aspectos metodológicos de un estudio de
mayor escala. En este caso no se consideró el
total de las dependencias universitarias. Los
resultados del muestreo arrojaron una muestra
que estuvo constituida por cuatro (4)
facultades: Ingeniería, Ciencias Sociales,
Ciencias de la Salud, Facultad de Ciencias
Jurídicas y Políticas, unidas a dos (2) grandes
direcciones generales: Estudios Básicos y de
Estudios de Postgrado.
El tipo de muestreo aplicado fue no
probabilístico, de carácter intencional,
definido por Arias (2016) como aquel en el
cual los miembros de la muestra son elegidos
con base en criterios o juicios preestablecidos
por el investigador. En este caso, el criterio
para seleccionar estas dependencias fue el
grado de vinculación directa entre unidad
planificadora y las dependencias encargadas
de realizar gestión académica, es decir el
Vicerrectorado Académico, como unidad
planificadora del proceso con las
dependencias académicas seleccionas en el
muestreo como unidades ejecutoras de lo
planificado. El estudio se realizó con una
mirada prospectiva, debido a que se esperaba
validar a través de una prueba piloto, el
desarrollo funcional de la propuesta, con el
objetivo de poder expandirlo, posteriormente,
en el resto de las dependencias universitarias.
Resultados
Una universidad se define según el
marco legal venezolano como “una
comunidad de intereses en la búsqueda de la
verdad” (Ley de Universidades, 1970, p. 1).
Desde la definición puede considerarse,
administrativamente, a la universidad como
una organización, es decir, el conjunto de
medios con los cuales los miembros de dicha
organización trabajan conjuntamente para
conseguir metas específicas de manera
eficiente (Hernández & Rodríguez, 2006).
Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente
en Tiempos de Pandemia.
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En este sentido el proceso formación de
profesionales, como respuesta a necesidades
identificadas en el país y en el mundo, son el
principio de agrupación para quienes laboran
en una universidad. En el caso venezolano,
particularmente en el caso de estudio, una
IEU de gestión privada, se presenta un diseño
lineal, definido por Gallardo (2011) como
una organización con principio de autoridad
lineal, donde se presenta una jerarquización
de autoridad, definida por la existencia de
líneas directas de comunicación entre entes
superiores con las dependencias
subordinadas.
Las características fundamentales de la
organización son:
1. Autoridad única. Representada por
el cargo de mayor jerarquía
conjuntamente con sus
colaboradores, como secuencia de
inicio de mando. En este caso, es
ejercida por el Consejo
Universitario, presidido por el
Rector de la mano de sus
miembros: el Vicerrector
Académico, Secretaria, Decanos de
Facultades, los Directores
Generales, los Representantes de
los Profesores para concluir con los
Representes de los Estudiantes.
2. Líneas formales de comunicación.
El sistema de comunicación entre
dependencias es formal,
normalmente siguen líneas del
organigrama que representa el
sistema organizativo universitario.
Para el caso de estudio se considera
fundamentalmente: resoluciones
del Consejo Universitario,
lineamientos de: Rectorado,
Vicerrectorado Académico,
Secretaría, Decanatos de
Facultades como líneas formales de
comunicación.
3. Centralización del proceso de toma
de decisiones. El origen de toda
decisión reside en el Consejo
Universitario, a través del Rector,
quien informaba los lineamientos
ministeriales a los fines de formular
los planes estratégicos a seguir para
garantizar el desarrollo de
actividades académicas
administrativas, propiciando con
ello el desarrollo de actividades
necesarias para los niveles de
pregrado, posgrado, además de
extensión.
4. Aspecto piramidal. Presenta una
visión global de sistema
universitario, como organización,
es el resultado del incremento del
nivel jerárquico en el diseño
organizacional del gobierno
universitario.
Lo expuesto en el punto anterior se
presenta en la Figura 1. De ella se pueden
evidenciar sus características como una
organización lineal. Por ello era necesario
articular el sistema de comunicación entre
sus unidades de manera digital, acción que no
se había desarrollado hasta el momento
pandémico, pues sólo se había desarrollado
de manera presencial, síncrona, mediante
comunicaciones en físico, denominadas en el
argot universitario “oficios”, que no son más
que comunicaciones escritas con un número
de correlativo impresas, firmadas, selladas
para su distribución.
Hernández & Rodríguez (2006),
señalan como ventajas de este tipo de
organización:
• Presentan una estructura sencilla,
de fácil comprensión
• Delimita claramente las
responsabilidades de los órganos
asociadas a los cargos
involucrados.
• Es de fácil implementación
• Presenta una estabilidad
considerable
• Es el tipo de organización más
indicado para empresas pequeñas.
Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente
en Tiempos de Pandemia.
Figueredo-Díaz, O. (2021). Gestión Digital Universitaria: Una Propuesta Emergente en Tiempos de Pandemia. Revista Tecnológica-Educativa Docentes 2.0, 1(1), 95-107.
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Figura 1
Estructura Organizativa Universitaria
Nota. La figura muestra las características presentes en las universidades que sumen su estructura desde
el modelo de organizaciones lineales, elaboración propia (2021).
Los principios de Gestión de la
Propuesta. Las necesidades identificadas por
el Vicerrectorado Académico de la IEU caso
de estudio, evidenciaban, además del
requerimiento de administrar digitalmente a
una universidad cuya estructura organizativa
era lineal, también demandaba principios que
al momento de gestionar digitalmente,
pusieran de manifiesto habilidades ya
adquiridas por parte del personal en el
desarrollo de tareas, debido al poco tiempo
disponible para alcanzar una capacitación.
Por ello, se orientó el desarrollo del
sistema de gestión con los postulados de
Taylor (1856-1915), recogidos en los
fundamentos teóricos de la Escuela Científica
de Administración. En ellos el enlace
selección-entrenamiento adecuado de los
operarios, es fundamental para ubicarlos
estratégicamente, según sus cualidades en
aquellas actividades que les pudieran
procurar mejores resultados, junto a un
sistema de incentivos
(Melgar & Leiner, 2008), para así contribuir
a un mejor desempeño laboral (Carro & Caló,
2012).
Con base en estos principios, se
formuló una propuesta al Consejo
Universitario para modificar los salarios con
base en el principio del rendimiento
individual: a mayor productividad, mayor
cantidad de unidades producidas por el
trabajador. Esto, en el contexto universitario
se tradujo en una serie de incentivos a otorgar
por parte del ente universitario a sus
trabajadores, a los fines de que el
reconocimiento de la labor realizada
influyera en una mejor atención al estudiante,
al igual que representaría beneficios para
todos los actores del escenario educativo, por
cambios repentinos como consecuencia del
fenómeno pandémico. A pesar de las críticas
de Losada-Sierra (2020) a los postulados de
Taylor, son variados los ejemplos donde su
implementación se asocia a términos como
competencia, de ampliación oportunidades,
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en Tiempos de Pandemia.
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así como de valoración de iniciativa por parte
de los empleados (Carro & Caló, 2012).
La Autoridad Universitaria como
Administrador del Proceso de Gestión
El cargo de autoridad universitaria
puede presentar diversas acepciones dentro
del propio contexto, sin embargo en este
contexto de investigación, se define al
Vicerrector Académico, como el
administrador eficiente de los recursos
humanos e institucionales, con el fin de
brindar un servicio educativo de calidad,
además de la prosecución académica en
tiempos pandémicos haciendo uso de un
sistema educativo a distancia mediado por las
TIC. Para el logro de tal cometido, debe
ejercer cuatro funciones secuenciales del
administrador propuestas por Chiavenato
(2002), como lo son: Planificación,
Organización, Dirección y Seguimiento,
funciones para desarrollar con cierto orden
lógico con base en los procesos requeridos,
como de los objetivos planteados.
Estas teorías se consideran como
fundamentos de los principios básicos de los
postulados administrativos tradicionales
empleados al orientar los procesos de gestión
administrativas. Sin embargo, el carácter
innovador de lo propuesto subyace en el uso
de estas teorías clásicas empleadas por
administradores, que han servido de base a
los procesos de gestión administrativa
universitaria en América Latina (Losada-
Sierra, 2020), serán implementadas haciendo
uso de las herramientas proporcionadas por
las TIC, garantizando salud unida a el
desarrollo de las actividades académicas de
los estudiantes en el subsistema de educación
universitaria en tiempos pandémicos.
Información de Base para el Modelo
La información de base del estudio
proveniente de las fuentes señaladas en la
Tabla 1, permitió detectar las necesidades,
con algunas discrepancias en lo planteado en
el abordaje del contexto situacional del
contexto investigativo, pero debido al alto
índice de frecuencia presentado se
consideraron como necesidades reales,
sentidas del contexto universitario, razón por
la cual se hacía imperativa su atención a los
fines de garantizar el desarrollo de los
procesos administrativos.
Tabla 1
Fuentes de Información
Resoluciones del Consejo Universitario
Correos electrónicos de los decanatos y
direcciones generales
Redes sociales: Instagram, Twitter
Nota. Fuentes de información consideradas para el
diagnóstico de necesidades administrativas,
elaboración propia (2021).
Entre estas necesidades de carácter
administrativo se encuentran las siguientes:
1. Necesidad de comunicación
estudiantes-docentes, docentes-
escuelas, escuelas-decanatos,
decanatos-Vicerrectorado
Académico, Vicerrectorado
Académico- Consejo Universitario.
2. Manejo de direcciones de correos
electrónicos de manera aleatoria
con falta de asertividad en el
momento de seleccionar el órgano
ante el cual se presentaba el
requerimiento.
3. Desconocimiento por parte del
estudiantado de las funciones de
cada una de dependencias
universitarias, evidenciando que se
presentaban solicitudes de
requerimientos de manera
desacertada.
4. Elevadas cantidades de correos
electrónicos destinados a
dependencias sin competencias
para resolver lo planteado.
5. Imposibilidad de comunicación del
estudiantado con sus pares
académicos, así como, de los
docentes de manera grupal.
6. Falta de uniformidad en la
información presentada emanada
de los Decanatos, Direcciones
hacia instancias superiores
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7. Dispersión en los tiempos de
entrega de requerimientos
presentados.
8. Diversidad no controlada en el uso
de herramientas síncronas y
asíncronas para el desarrollo de
actividades propias del proceso
enseñanza-aprendizaje.
9. Diferentes niveles de competencias
informacionales de los docentes
para el desarrollo de los encuentros
académicos, además de,
actividades de evaluación.
10. Necesidad de desarrollo de sesiones
permanentes del Consejo
Universitario bajo modalidad
virtual, a los fines establecer los
lineamientos o políticas en el
contexto pandémico.
11. Difusión de manera deficiente de
información, emanada en forma de
resoluciones, del Consejo
Universitario.
12. Necesidad de estandarización de
información fundamental, así
como, establecer los tiempos de
entrega de acuerdo con necesidades
vitales universitarias, tales como, el
cumplimiento de actividades
académicas por parte de los
docentes para el cálculo de pagos
por diversos conceptos.
13. Adecuación de normas, requisitos,
procedimientos desarrollados de
manera presencial, hasta el
momento, haciendo uso de las TIC.
Lo anteriormente presentado
constituyó los resultados con mayor
frecuencia de requerimiento de atención del
Vicerrectorado Académico al momento de
analizar los documentos recibidos.
Posteriormente se contrastó lo postulado en
teorías administrativas, lo experimentado por
el investigador, unido a los resultados
obtenidos al analizar los documentos, a partir
de lo cual emergieron cuatro dimensiones
que dan forma a lo que se plantea como
propuesta de Gestión Digital Universitaria,
representado en la Figura 2, de acuerdo con
lo descrito a continuación:
Sistematización de la Información.
Definida en el contexto de esta investigación
como el proceso mediante el cual se da un
orden secuencial a todos los requerimientos
identificados. Para lograr comunicar a los
distintos niveles que constituyen el sistema
universitario, se asumió un diseño
organizativo lineal, iniciando por crear
formatos en el programa Microsoft Excel, por
cada uno de los órganos que requerían de
información organizada para lo cual se
establecieron las siguientes categorías:
nombre de la dependencia, personal
responsable, cargo, correo electrónico,
además de las actividades en las cuales dicha
dependencia era competente.
Como resultado de la compilación de
esta información, se creó el Directorio Digital
Universitario Docente, figura que se asemeja
a lo denominado por Sevilla Sánchez (2021)
como comunicación interna en la
universidad, en el cual se reflejó información
del personal docente en una hoja de
Microsoft Excel por cada Dirección de
Escuela o Coordinación de Área Curricular:
nombre y apellido del docente, asignatura,
sección, correo electrónico del docente. De la
misma forma, se realizó un proceso de
actualización de base datos de los
estudiantes, a los fines de conocer en cada
listado de clases el número de teléfono
celular con los correspondientes correos
electrónicos actualizados; de esta manera los
docentes pudieron establecer contactos con
los estudiantes para acordar estrategias y
herramientas para gestión del aprendizaje.
Una vez compilada la información por
el Rectorado y el Vicerrectorado Académico
procedió a ser analizada, en algunos casos,
siguiendo los principios de la Escuela
Científica de Administración, reasignando,
en algunos casos, al personal según sus
habilidades en las tareas a desempeñar.
Unido a ello una vez que fueron compilados
los formatos diseñados de manera estándar,
se publicó la información en redes sociales
oficiales universitarias, mediante vínculos e
imágenes, estableciendo como punto de
inicio el uso de página web como medio
principal a partir de la cual se derivaron
publicaciones en redes sociales como Twitter
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e Instagram, así como también, se publicaron
de manera periódica, los acuerdos del
Consejo Universitario, de manera la
información comenzara a fluir haciendo uso
de los canales virtuales de información
establecidos de manera formal.
Figura 2
Modelo de Gestión Digital Universitaria
Nota. La imagen representa los procesos de gestión que se cumplen de manera secuencial, así como las
herramientas TIC que se fueron incorporando como apoyo al proceso, elaboración propia (2021).
Capacitación del Personal. La IEU
que constituyó el escenario de esta prueba
piloto, cuenta con una Dirección General de
Nuevas Tecnologías (DGNT) desde el año
2004, Dirección que tiene como misión
administrar el Sistema de Gestión de
Aprendizaje denominado Acrópolis, el cual
está basado en Moodle (por sus siglas en
ingles) el cual es código abierto, lo que
permite ejecutar servicios en concordancia
con los requerimientos de los usuarios.
Hasta el momento en el cual surge el
contexto pandémico, Acrópolis había sido
empleada como apoyo a prespecialidad, pero
debido a sus bondades de interacción con los
estudiantes, además del fácil monitoreo para
la actividad docente, por lo que fue declarada
herramienta prioritaria para gestionar
el proceso de aprendizaje por el Consejo
Universitario, considerando que esta
herramienta se podía combinar con
herramientas síncronas como Google Meet o
Zoom, para los encuentros explicativos del
material presentado en los diseños
instruccionales.
Para el mes de marzo del año 2020, solo
un 30% del total de docentes hacían uso de
Acrópolis, por esta razón el Vicerrectorado
Académico, apoyado en su Dirección
General de Nuevas Tecnologías expandió el
proceso de formación con el ya existente, en
cuanto al diseño de aulas virtuales, bajo la
figura del curso de Tutores Virtuales. Con
ello se incrementó en tan solo en un periodo
lectivo el número de docentes capacitados en
el diseño de aulas virtuales a un 83% del total
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de docentes activos para el periodo lectivo en
estudio.
Colateralmente, se incorporaron en el
sistema organito universitario los Monitores
Virtuales, quienes se definen como un
profesional de áreas de conocimientos afines,
con formación en el uso de Acrópolis, con el
propósito de orientar aquellos pares
académicos, expertos de los contenidos, pero
carentes de habilidades digitales en cuanto al
diseño de aulas virtuales.
De igual manera, en atención a las
necesidades del estudiante, la Dirección
General de Estudios Básicos y Generales,
encargada de recibir a los estudiantes de
nuevo ingreso, realizó jornadas de
bienvenidas para presentar rutas básicas de
acceso tanto al sistema administrativo como
al sistema de gestión académica Acrópolis.
En este mismo orden de ideas, se desarrolló
para los estudiantes regulares una serie de
publicaciones periódicas en redes sociales
universitarias de las rutas a seguir para
acceder a ambos sistemas.
En lo técnico, también se requirieron
esfuerzos. El personal adscrito a DGNT
actualizó el sistema Moodle lo que requirió
un proceso de familiarización con nuevas
interfaces, así como, con los nuevos recursos
con los cuales se comenzó a contar. En este
orden de ideas también, se realizaron
inversiones en hospedaje virtual para el
alojamiento del sistema, con la finalidad de
brindar más estabilidad en la ejecución de
esta nueva versión de Acrópolis con todos sus
recursos, ello requirió la asesoría de un
programador externo para asesorar
técnicamente al personal que acometió el
proceso de programación del nuevo servidor.
Unido a esta política de capacitación
del personal, se estableció, como apoyo a la
gestión universitaria, un sistema de
reconocimiento al esfuerzo realizado por el
trabajador, cumpliendo con ello con otro de
los principios clásicos del modelo de Escuela
Científica administrativa, relacionado con el
sistema de remuneración. Con base en ello,
se crea por primera vez en el proceso gerencia
universitaria de esta casa de estudios un Bono
de Aula Virtual, como un apoyo al docente
para soportar los gastos de conectividad, uso
de equipos celulares, de computación, entre
otros, adicional a otros incentivos como
bonos, tales como: bono de transporte. Todas
estas medidas facilitaron el proceso de
gestión digital universitaria, debido a que se
brindaba apoyo a los miembros del personal
docente y administrativo para acceder a los
recursos necesarios con la finalidad de
garantizar la continuidad de los procesos
propios de una IEU.
En cuanto a gestiones administrativas,
como: formulación de horarios,
inscripciones, consignación de formatos de
actividades de aprendizaje, planes de
evaluación, se diseñaron formatos
contentivos de los datos de los estudiantes,
asociando las solicitudes planteadas, con
columnas por cada nivel de control, los cuales
eran compartidos mediante enlaces de drive
con todas dependencias administrativas
involucradas, encargadas de completar el
campo de información correspondiente para
finalmente remitir lo recabado a la Dirección
de Control de Estudios en donde se
procesaban las peticiones aceptadas o
rechazadas y los horarios cuya
modificaciones fueron procedentes.
Para implantar este proceso el
Vicerrectorado Académico conjuntamente
con la Coordinación de Auditoría
Académica, sostuvieron encuentros
síncronos, haciendo uso de Google Meet para
desarrollar reuniones de trabajo con los
responsables de los procesos, articulando los
aportes recibidos en un sistema de trabajo de
colaborativo para construir los indicadores e
instrumentos, así como, los procesos de
inducción de los sistemas administrativo y
académico antes mencionados.
En cuanto al cumplimiento del
requisito del Servicio Comunitario, se
cumplió con lo instruido por el MPPEU en
relación con su modalidad de desarrollo, es
decir virtual, totalmente a distancia, por lo
cual se diseñó un aula virtual contentiva de
normativas, reglamentos, formatos de
proyectos, empleando los foros electrónicos
para consulta de dudas como canal de
comunicación. Esta aula fue replicada en
todas las facultades, acompañada del uso de
Google Meet en jornadas de inducción. El
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abordaje a comunidades en los diversos
proyectos se realizó a través de redes
sociales, Twitter e Instagram a los fines de
desarrollar campañas de concientización de
medidas de bioseguridad, así como,
orientación al de abordaje de los contextos
pandémicos en diversas comunidades.
También se capacitó a comunidades
próximas al entorno de los estudiantes en
cuanto a liderazgo, motivación personal,
formación de emprendedores, todo ello bajo
la supervisión de docentes expertos en el
área, generando de esta manera el
aprovechamiento del tiempo disponible en
comunidades receptoras del servicio para
procesos de formación y actualización a
través el uso de las herramientas tecnológicas
con lo cual se resguardó, en todo momento,
la salud del estudiante y las comunidades que
fueron abordadas de manera digital.
Articulación de los Actores. Los
actores del este escenario digital de gestión
estuvo constituido por los estudiantes, el
personal docente unido a los miembros del
personal directivo administrativo
universitario, quienes hicieron uso de la
internet como elemento articulador entre
funciones necesarias para continuar al
proceso administrativo. Una vez
sistematizados los datos, el medio de
comunicación empleado fueron los correos
que conformaron el directorio digital
institucional, en combinación con
herramientas síncronas como Zoom o Google
Meet asociadas a los correos electrónicos
creados para fines institucionales, por lo cual
se reconocía muy fácilmente a la
dependencia contactada, así como, el
trabajador responsable de la respuesta
emitida.
Este uso de la internet como articulador
en el modelo de gestión es recursivo, pues se
manifiesta como herramienta de
comunicación del estudiante con el
profesorado, además de la universidad. De
igual manera, conectó a la universidad, con el
profesorado y a la población estudiantil, así
como, también conecto al docente con su
universidad y grupos de estudiantes, todo ello
unido al uso de redes sociales o correos
electrónicos sustentados en el servicio de
interconexión que brinda la internet como
recurso fundamental.
Seguimiento y Control. Como todo
sistema de gestión, el seguimiento de lo
planificado para alcanzar los objetivos
organizacionales es necesario, incluso esta es
una actividad continua del administrador.
Desde una visión de gestión universitaria, la
función de seguimiento emergió desde el
requerimiento de observar el cumplimiento
de las actividades a desarrollar por parte de
los estudiantes, del profesorado, así como,
del personal directivo administrativo que
presta servicios en este contexto
universitario.
En medio del proceso pandémico,
también se fortaleció la Coordinación de
Auditoría Académica, apoyada en los
monitores virtuales quienes bridan
acompañamiento al docente, unido a los
reportes de actividades virtuales, presentados
de acuerdo a un cronograma de fechas
establecidas, ante los respectivos
Coordinadores de Áreas Curriculares,
Directores de Escuelas, Decanos, Directores
Generales, para finalmente compilar todos
los reportes en la Coordinación de Auditoría
Académica, adscrita al Vicerrectorado
Académico.
El propósito de esta unidad de
auditoría en el contexto académico no es de
carácter punitivo, por el contrario, su misión
es brindar apoyo a los miembros del personal
docente para alcanzar los niveles deseados en
el proceso de gestión del aprendizaje con su
correspondiente evaluación, estableciendo
para el caso particular de esta comunidad
universitaria las siguientes actividades
administrativas derivadas del acto docente
considerados como indicadores de
desempeño:
1. Consignación de planes para
actividades de aprendizaje o
evaluación por cada unidad temática a
desarrollar.
2. Análisis del informe de monitoreo
virtual con base a los indicadores de
interacción del diseño instruccional
establecido empleando una rúbrica de
valoración previamente establecida
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3. Análisis del cumplimiento de
actividades docentes informado por
los miembros del personal Directivo
(Decanos y Directores Generales)
4. Análisis del cumplimiento de
actividades administrativas del
docente, tales como: carga de notas,
cierre de actas en el periodo lectivo
correspondiente entre otras.
El modelo de gestión propuesto
presenta cuatro dimensiones interconectadas
gracias a la internet, espacio virtual donde se
realiza una combinación de paquetes,
plataformas, programas a través de los cuales
se facilita el proceso de interacción entre los
actores de cada dimensión alcanzando, de
esta manera, el dinamismo requerido para el
desarrollo de actividades administrativas
propias de una IEU en un contexto de
educación a distancia mediada por el uso de
los recursos tecnológicos.
En lo concerniente al personal
netamente administrativo, el Rectorado de
esta IEU, estableció un formato para el
informe de actividades administrativas,
conjuntamente con un cronograma para su
consignación, previendo fechas antes del
proceso de elaboración de nóminas para el
pago, con el fin de presentar oportunamente
la información ante la Dirección de Recursos
Humanos, los resultados del trabajo
administrativo, realizado a distancia,
haciendo uso del internet, para su
correspondiente remuneración unido al pago
de incentivos.
Conclusiones
Una vez revisados los resultados del
estudio, el proceso de investigación se orienta
a concluir sobre la factibilidad favorable para
sistematizar los procesos administrativos,
originando un sistema de gestión, el cual
perfectamente puede ser desarrollado a través
de herramientas telemáticas, requiriendo
siempre del gerente, los operadores quienes
unidos a los usuarios imprimen el toque
humano a cada uno de los procesos
gestionados detrás el computador. Por lo
tanto, el éxito de un sistema de gestión digital
universitario depende del compromiso con el
cual cada uno de los miembros del equipo
asuma como suya las tareas digitales
asignadas, desarrollando con ello el sentido de
pertenencia con su institución a través del
desarrollo del trabajo colaborativo. Otras
reflexiones que surgen del estudio son las que
se exponen a continuación:
Los sistemas de gestión sustentados en
teorías administrativas tradicionales pueden
ejecutarse de manera digital haciendo uso de
herramientas, plataformas o paquetes
digitales disponibles a través del internet
como herramienta.
Para abordar cualquier sistema de
gestión, es necesario conocer los rasgos
característicos organizacionales, a los fines
de identificar los principios teóricos
administrativos, definidos por Sánchez,
Ríos, Cajas & Tanqueño (2021) como
conducta organizacional, a través de los
cuales se puedan sistematizar los procesos
gerenciales.
Una información ordenada es el punto
de partida para diseñar procesos digitales de
gerencia universitaria. Concluyendo, al
igual que Sevilla-Sánchez (2021), en lo
relacionado a enfatizar el uso del correo
institucional y hacer más llamativa la
información acordada.
Una universidad, desde el punto de vista
administrativo, es una organización
orientada con fundamentos gerenciales
adaptados a los desarrollos tecnológicos
propios del contexto social del
conocimiento.
Los procesos administrativos de
atención al estudiante, tales como
inscripciones, solicitudes especiales,
presentaciones de trabajos de grado se
pueden realizar completamente a distancia,
partiendo de un proceso planificado de
manera secuencial haciendo uso del internet
como herramienta.
El cumplimiento del Servicio
Comunitario como requisito para obtener el
título profesional, en el caso venezolano, se
puede desarrollar a través de redes sociales
conjuntamente con plataformas síncronas o
asíncronas. Sin embargo, se debe considerar
el contexto de algunos sectores en los cuales
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no se cuenta con acceso a internet, ni los
dispositivos de conexión necesarios.
El personal docente, así como, el
personal administrativo debe ser capacitado
en el uso de herramientas digitales, a los
fines de desarrollar lo que Rodríguez, Fueyo
& Hevia (2021) denominan competencias
digitales para experiencias educativas
innovadoras, con la finalidad de desarrollar
actividades con las cuales se contribuya al
proceso de gestión digital universitaria con
asertividad.
El proceso gerencial de una IEU debe
ser administrado por sus autoridades, por lo
cual deben mantener presente, de manera
constante, las actividades fundamentales del
administrador como lo son: Planificación,
Organización, Dirección y Seguimiento.
Estas actividades deben revisarse
constantemente de manera a los fines de
actualizar los planes de gestión con el objeto
de brindar una mejor atención a los
miembros de comunidades universitarias,
garantizando con ello el acceso a un sistema
educativo de calidad.
Un sistema de gestión digital colabora
con el Estado en preservar los Derechos a
Salud y Educación mediante el uso de
herramientas digitales que brinda el internet.
En un contexto pandémico, el desarrollo
e implementación de un sistema de gestión
digital universitario garantiza el acceso al
sistema educativo, formado profesionales de
un contexto de bioseguridad.
Finalmente, este proceso de
investigación también genera reflexiones de
carácter prospectivo, sustentados en los
aspectos experimentados durante el proceso
de implantación de esta propuesta emergente
durante el desarrollo del proceso de
cuarentena social experimentado en
Venezuela y el mundo, considerando
necesario validar la propuesta en el resto de
las dependencias académico administrativo
que conforman la totalidad del contexto de
estudio.
Con base en lo anteriormente expuesto
el autor, considera importante compartir este
estudio con diversas comunidades de
investigadores a nivel mundial con el objetivo
de someterla a valoración en otros escenarios,
así como, la realización de aproximaciones
sucesivas al sistema de gestión implantado,
haciendo uso del método de educación
comparada, en los diversos contextos en los
cuales se pueda requerir un sistema de gestión
universitaria digital.
Aspectos como la evaluación de la
infraestructura, tanto física como tecnológica,
son temas pendientes en el ámbito de la
gestión universitaria. Igualmente, se
considera necesario realizar contrastes con
otras propuestas de gestión a fin de aproximar
buenas prácticas, así como indicadores de
calidad para la gestión de digital universitaria.
Reconocimiento
H.G.P. reconocimiento del autor por el
apoyo en cada momento de este proceso de
gestión. M.A.F.P. reconocimiento del autor
por apoyo en el proceso de compilación de
información. A todo el equipo del V.R.A.C.
sin quienes no existiría alguna propuesta de
gestión.
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